お礼メール｜返信や件名、上司への書き方や例文を紹介。自動作成も！

上はお礼メールが自動で作れるテンプレートツールです。
必要な項目を入力するだけで自動で作成し、印刷、コピー、PDFで保存が出来るテンプレートです。早速、メールの文面を自動で作成してみましょう。

お礼メールとは

お礼メールは、上司やお客様、担当者などに、感謝の気持ちを伝えるために書くメールです。

相手の行為に対するお礼の種類としてみると、お礼メールの位置づけは次の通りになります。

• 最も丁寧なお礼：対面で直接
• 丁寧なお礼：手紙などの書面
• 簡易なお礼：お礼メール

お礼メールは無礼な方法ではありませんが、改まったお礼の方法というわけでもありません。特に礼儀を尽くすべき相手の場合は、メール以外のほかの手段も検討しましょう。

お礼メールはいつ書く？

お礼メールを書くケースとして、次のようなものがあります。

• 贈り物をもらったとき
• 上司のアドバイスや指導をしてもらったとき
• 就活やインターンでお世話になったとき
• 先生や友人の好意に対して感謝するとき

この他にも様々な場面で、お礼メールを書く機会があります。手軽に遅れる反面、手紙に比べるとカジュアルになるので公式なお礼が必要な時は、文書でお礼状を送ることもあります。

お礼メールへの返信

お礼メールへの返信が必要か不要かは、ケースに応じて判断しましょう。

返信が必要な例

今後も関係が継続する相手(取引先やお客様等)には返信は必要です。

返信するときは、メールをもらってから24時間以内に返信するのが基本になります。

返信が不要な例

今後の関係が見込めない相手(新規営業等)や、立場上不要と判断できる相手には、返信は必須ではありません。

返信してしまうと、相手が返信の返信を返してくるという関係上望ましいくない展開になりかねません。状況に応じて不要と判断できる場合は、返信を控えるようにしましょう。

お礼メールの書き方

お礼メールを書く時は次の項目に沿って書いていきましょう。

1. 件名
2. 感謝の言葉
3. 感想
4. 締め

お礼メール独特の表現を意識しながら、流れに沿って書いていきます。各項目の解説は次項から。

件名の書き方

件名は「○○○のお礼」というように、何についてのお礼かに触れて、文字数は15~20文字程度に簡潔にまとめます。

「○○○していただきありがとうございました」というような形で、お礼の言葉を含める件名にすることもできます。

ポイントとしては、何に対するお礼の件か、一目見て分かるようにすることです。

お礼メールの件名の文字数

件名の文字数を15時~20字以内に収めることで、視界に入るようにします。件名が長すぎると、メールソフトによっては文字が途中で切れてしまう事があります。

文字数が表示されるかどうしても心配だという場合は、「【お礼】○○○○○につきまして」というような件名にして、【お礼】という言葉が目に入るように、件名の頭につけて対応します。

感謝の言葉の書き方

何に対するお礼をするのかによって、いろいろなお礼の言葉の表現があります。

• 助けてもらったとき
  • 表現：お力添え、ご助力
  • 例：ご助力いただきまして有難うございます
• 贈り物をもらった時
  • 表現：格別のお品、結構なお品、お心づくし
  • 例：お中元に格別のお品を有難うございます
• アドバイスをもらったとき
  • 表現：ご教示、ご助言
  • 例：貴重な意見をご教示いただきまして有難うございます
• 誘いを受けた時
  • 表現：お誘い
  • 例：お誘い下さいまして有難うございます

このように状況に応じた表現を使って、感謝の思いを伝えましょう。

感想の書き方

またお礼メールでは、お礼の気持ちの表現として所感、感想を書くこともあります。出来事や頂き物に具体的に触れながら、感謝を述べましょう。例えばお菓子の頂き物をした場合は、具体的にそのお菓子に触れながら感謝の言葉を伝えます。

ただし自分の要求や要望を含めないように注意しましょう。

お礼メールを装った営業メールになってしまいます。あくまでお礼のメールであるという目的を見失わないようにしましょう。

締めの書き方

お礼メールは感謝の言葉で締めます。次のような締め方があります。

• 締めの例①

  心よりお礼申し上げます。末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申しあげます。

• 締めの例②

  本来なら書状にて御礼申し上げるべきところ、メールにて失礼申し上げます。この度は誠にありがとうございました。

「貴社の益々のご発展」や「ご健康とご多幸」という件は、締めの定型文ともいえる表現です。形式的な表現になるので送る相手によっては、あまり快く受け止められない恐れもあります。全体の文面とのバランス、送る相手と自分の関係や年齢などを加味しながら、必要に応じて省略しましょう。

また本来、正式なお礼はメールではなく書面で行うものですから、メールであることに「失礼申し上げます」と一言付けるのも1つの作法になります。

後で書面や対面でお礼をする場合の締め方

まずメールを送っておいて、後からさらに書面や対面でお礼を伝える機会がある場合は、次のような締め方をします。

• 「取り急ぎ」を使う

  (例)取り急ぎメールにて御礼申し上げます。

• 「まずは」を使う

  (例)略儀ながら、まずはメールにて御礼申し上げます。

「まずは」や「取り急ぎ」は、メールでの対応が一時的なものであることを表す言葉です。だからメール以上の対応を予定している場合に使いましょう。

もしメール以上の対応を何も考えていないのに使うと、全く意味が通らなくなるのでやめましょう。

上司へのお礼メール

身近な上司は関わる機会も多く、様々なアドバイスをくれる存在でもあるので、自然とお礼の気持ちを伝える機会が多くなります。

上司にお礼メールを書く場合は次のようなポイントに気を付けましょう。

• 定型文を使いすぎない
• 慇懃無礼に注意
• メールで送るのが適切か判断

定型文を使いすぎない

上司は目上の立場の人間ではあるものの、かかわりの深い相手です。だから他人行儀な定型文で構成されたメールは違和感が生じます。特に直属の上司などが相手の時は尚のことです。あくまで自分の言葉で書くようにしましょう。

ただし上司とは言っても部署が違ったり、関わりの薄い上司や、社長等の地位の高い上司の場合は例外になります。

慇懃無礼に注意

慇懃無礼というのは、相手に丁寧な言葉を使いすぎるあまり、むしろ無礼で偉そうな印象を与えてしまう事です。

お礼の表現は最上位の敬語が使われることも多いので、丁寧すぎないように上司との距離に応じて調整しましょう。

メールで送るのが適切か判断しましょう

お礼をメールでする必要性が、本当にあるのか慎重に判断しましょう。すぐに会う機会がある場合などは直接対面でお礼をする方が、礼にもかなっています。

また、業務メールの中には緊急性や重要度の高いものが多くあります。お礼メールのような緊急性の低いメールで、上司の手を煩わせて迷惑になる可能性も考慮しましょう。

お礼メールの例文

お礼メールの例文を紹介します。業務で助けてもらったことへの例文になります。

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