議事録｜書き方の解説とフォーマット。コツをつかんで上手に書くためには？

上のツールに必要な項目を入力して議事録を自動で作成しましょう。入力したら作成ボタンを押してください。作成した議事録は印刷、コピー、PDFで保存が出来ます。

議事録とは何か

議事録は、会議やミーティングの記録した文書です。

単なるメモ書きとは異なり、会議で出た発言・情報を収集し、整理したうえで、新たに構築しなおして可読性を高めた文書にする必要があります。

なお、議事録には、「全ての会話を記録するもの(速記や録音を用いて、参加者の全会話を書いたもの)」と「要旨をまとめたもの」の2種類があります。主にビジネスにおいて必要になるのは、後者の要旨をまとめたものになります。

書き始めるにあたって、まずは議事録とは何なのかをしっかりと把握しておきましょう。

議事録を書く目的

議事録をなぜ作成するのか、目的は次の通りです。

• 会議に参加しなかった人に対する通知に使用
• 情報の共有・確認
• 決定したこと(議論、今後の対応、未解決の議題、投票結果など)を文書の形で明確化する
• 決定の達成を追跡・検証

会議の正式な記録として、不参加の人や参加者同士での情報共有に使われたり、決定した事項、割り振られた業務の確認や将来の決定の際に参照するなど多様な目的のために書かれます。

準備

会議が始まる前の準備を含め、次のような手順を踏みます。

1. 会議の議題の情報収集・整理
2. 記録する道具の用意(メモ、PC、録音機器など)
3. 会議が開始したら記録を取る
4. 会議後、議事録を書く
5. 出来上がった議事録の承認を受けたら、共有・配布

承認を受ける必要の有無は、公式性や組織によってケースバイケースになります

議事録を書く前に、まず事前の準備を入念に行います。準備なく会議に参加すると、非生産的で時間のロスになります。事前に会議の議題をしっかりと把握し会議に備えます。

記録に必要な道具を用意するのも大切です。会議のメモを取らずに、記憶だけに頼って議事録を書くことは困難かつ、不正確になる恐れがあります。だから会議が始まったらメモを取ったり、録音をするなどして、会議の内容をメモに書いていく必要があるのです。メモの取り方や録音をする際の注意点については後述します。

会議が終わりしだい時間をおかず、早速書きましょう。書き終えたら、上席や議長の承認を受けます。認められたら、必要な人間に配布し共有します。

議事録を書く前の準備から完成までの一連の流れは以上になります。

議事録の書き方

それでは次に書き方に入っていきましょう。

議事録には含めないといけない項目があるので、1つずつ漏らさないように書いていきましょう。

• 議事録のタイトル
• 会議の日時、場所
• 参加者と不参加だった者の名前
• 会議の議題と目的
• 議論された内容
• 議題に対する決定事項
• 今後の対応
• 却下された提案や反対意見
• 持ち越された議題や新たに見えてきた議題
• 次の会議の日時や場所
• 参考資料
• 文責

それぞれの項目の書き方を解説していきます。

議事録のタイトル

20~30字程度で、会議の議題を要約した議事録のタイトル(標題)を書きます。

会議の議題を表すものであり、会議の決定などはタイトルに含める必要はありません。

会議の日時、場所

会議を行った日にち、時間、場所などを書きます。

• 日にち:基本的には西暦で記入しますが、元号を用いても構いません
• 時間：会議の時間がどの程度の長さだったのかを知る目安にもなるため正確に書きましょう

日時を書くことは当然のことのように思えますが、以前のアーカイブにさかのぼって、いつ何を決定して、どのように達成したか、あるいは失敗したかなどを正確に理解する為に必要になります。

日にちは基本的には西暦で記入しますが、元号を用いても構いません。時間は会議の時間がどの程度の長さだったのかを知る目安にもなるため正確に書きましょう。

参加者と不参加だった者の名前

会議の参加者はもちろんですが、欠席していた者の名前も書きましょう。複数名いる場合は序列順に記すようにしましょう。社外から人を招いた場合はそちらを優先して記します。

欠席者の名前も書いておくことで、投票などがある会議では誰が投票権を行使したかの確認が出来たり、議事録の配布や共有の必要の確認などが出来ます。

他社の参加者の場合で役職を後付けしない場合は敬称を忘れないようにしましょう。

会議の議題と目的

会議を通じて何の議題を扱い、何を明確にするのか、議論をする目的を端的に書きます。

議論の内容

議論内容を書くことは、重要な部分の1つです。ポイントは次の通りです。

• 発言者と発言内容はセットで書く
• 発言順に並べる必要はない
• 同一発言者の発言内容・提案はまとめる
• 発言は口語なので、言葉を補い文語にして書き起こす

議事録では台本のように発言者の発言を時間順に並べる必要はありません。

同一人物が会議中にランダムに行った発言・考え・提案は基本的に1つにまとめたうえで、趣旨を書き記します。

決定事項や今後の対応

主要な要素になります。会議の結果の決定事項を記入します。決定したことには次のような事が含まれます。

• 議題の主要な結論
• 採用された解決策・今後の対応
• グループ(部署)ごとに割り振られた業務内容等
• 投票の方法(挙手や記名等)や投票結果

会議の中で話し合われて出た結論は、最も重要な項目です。

さらに具体的な解決策、会議後の取り組み方も、ほとんどの場合で必須になります。組織として、今後の目標や目安となります。

次に、割り振られた業務を記すことも必要です。各部署ごとに責任を明確にする目的や、互いの業務を理解してサポートしあう為の情報共有に役立てることができます。

また、会議内で投票によって議決を下した場合は、どのような方法で採決をしたのかや、投票結果も忘れずに書くようにしましょう。

却下された提案や反対意見

会議の結論として採用されなかった議論やアイデアも書き留めておく場合があります。

必須とはいえない項目ですが、議論の中で好意的にとらえられなかった意見も、今後の参考のために書き残しておくことがあります。

持ち越された議題・新たに見えてきた議題

会議内で解決せずに、持ち越された問題点を書きましょう。また議論を進めていく中で新たに浮上してきた問題点があれば書きましょう。

議論をしても全ての問題が解決するとは限らず、未解決のまま会議が終了することは珍しくありません。次回の会議での議題を明確にするために、持ち越すことになった問題点を書いておく必要があります。

次の会議の日時や場所

すでに次回の会議の日程や時間、場所などが決まっている場合は書きましょう。

参考資料など

会議中に用いられた資料や、参加者に言及された資料などを必要に応じて添付します。

実際に会議内で配布された資料は勿論ですが、言及のあった資料を探して添付すると、より理解しやすい議事録が出来上がります。

文責

文末に文責という形で、議事録の作成者の名前を書く場合があります。

ただし、作成者の名前は冒頭に書く事が一般的です。特に指示がない場合はどちらの書き方も選択肢になります。

議事録を書く時のコツ

議事録を上手に書くコツは、

• 議事録に必要な項目に沿って書く
• 論理的な文章校正
• 客観的であること
• 個人的な感想や観察は省き、事実に基づいて書く
• 記憶が新しいうちに議事録を書く
• 全体を通して時制を統一する
• 難しい言葉や表現を使わず読みやすい文章で書く
• 議論の決定の根拠などの詳細を省かない

会議のメモや録音を基にしながら、コツをおさえて書き進めていきましょう。

必要な項目に沿って書く

議事録には必要な項目、順番があります。

必要な項目に沿って書いていくことで、誰でも最低限は議事録として成立する構成を持った文書を書くことが出来ます。

結論から述べる論理的な文章構成

PREP法に代表されるように「要点(point)」→「理由(reason)・実例(example)」→「要点(point)」という構成で書き進めます。つまりまず先に重要な要点を書いて、次に説明に進む構成を取ります。議事録の場合に当てはめると次のようになります。

• 要点：会議の結論・決定・今後の対応
• 理由・実例：各参加者の議論
• 要点：理由や実例を受けて再度、結論

重要なのは会議の結論(要点)なので、後回しにせずに冒頭に配置します。結論を述べたあとで、各参加者の発言や、結論に至る議論の過程を示します。

結論を先に示すという書き方は、全体の構成だけではなく、各参加者の発言の要約においても求められます。

参加者の議論も先に結論を明示して、すっきりとした文章を書くように心がけます。

客観的であること

議事録はあくまで出席者の議論・発言をまとめるものなので、主観的にならずに客観的な表現を心がけます。

議事録を書く時には、参加者の発言を書き手が要約することになりますが、要約の際の語彙選びを誤ると、客観性が損なわれてしまいます。

参加者の発言が対立しているときに、自分が賛成する方の意見に肩入れしたような表現をしないように気を付けましょう。

個人的な感想や観察は省き、事実に基づいて書く

基本的に個人的な意見や感想、所感は必要ありません。事実に基づいて書くことを心がけます。

ただし指示や要請をうけた場合には、場合に応じて個人の所感や感想を書きたしましょう。

記憶が新しいうちに書く

作成は速やかに済ませましょう。

特にまだ記憶が鮮明なうちに書くように心がけます。詳しくは後述の「議事録を書くタイミング」の項目を読みましょう。

時制を統一する

記述の時制を統一しましょう。

時制が右往左往する文章は、非常に読みづらいものです。文章に統一感を持たせるためにも可能な限り同一の時制を用いて書くことを心がけましょう。

難しい言葉や表現を使わず読みやすい文章で書く

議事録は社内を中心に広く共有されることを前提に、難しい言葉や表現を用いない様に書きましょう。

会議で出た難しい言葉を理解しやすい言葉に置き換えることで、議事録は読みやすくなり、かつあなた自身の理解力の高さを示すことが出来ます。

議論の決定の根拠などの詳細を省かない

決定にいたった議論のプロセスや根拠をしっかりと書きます。決定事項だけが書かれていると、何故、どのようにして決定に至ったのか理由が分かりません。

どのような議論を経て、どのような方法で決定に至ったのかの詳細を忘れずに書きましょう。

議事録を書くタイミング

• 可能なら24時間以内に、無理でもできる限りはやく書きます
• 少なくとも下書きはすぐに書きましょう

議事録は可能な限り早く書きましょう。理由として、重要なことを忘れてしまわないようにするためというのが挙げられます。記憶力なら自信があるし大丈夫だと思っていても、他の急な業務に関する大量の情報が入ってきたりすると、記憶のキャパシティは無限ではありません。

もう1つの理由として、会議の決定やその後の対応を出来るだけ早く周知して共有する必要があるからです。決定にしたがい各部署がスムーズに対応に動いたり連携したりするのを妨げないように迅速に用意します。

メモを取る際のポイント

良い議事録を書くためには、会議中のメモの取り方が重要になります。

ただぼんやりとなんとなくメモをとってしまうと、後から苦労することになります。メリハリをつけたメモを取るようにしましょう。メモを取る際のポイントは次の通りです。

• 全ての会話を書こうとしない
• メモの概要や大枠を作成
• 出席者をチェックする
• 質問する(会議内容の不足等)

全ての会話を書こうとしない

会議のメモを取る上で最も大切なのは、全ての会話を書こうとしない事です。ビジネスの議事録に必要なのは、会議の議論と結論の要旨だけです。

発言をすべて書こうとすると、書ききれないだけではなくその間にもどんどん会議が進んでいってしまうので、更に混乱をきたしてしまいます。最悪の場合会議の趣旨すらつかめないまま、会議が終わってしまいます。

メモの概要を作成

あらかじめ議事録の完成図となる概要や大枠をイメージしたりメモに書いて用意しておくことを検討しましょう。

議事録に必要な項目をあらかじめメモに書いておけば、項目を埋めていく形で議事録のメモを作成していくことが出来ます。メモの時点からある程度の構成をもった文章が出来るというメリットがあります。

出席をチェックする

出席予定者のリストをあらかじめ作っておいて、出席者が部屋に入るとチェックしましょう。

会議が始まってしまってから、誰が参加していて誰が欠席しているかを調べ出していると、冒頭から会議の内容についていけなくなります。

質問する(会議内容の不足等)

会議の内容が曖昧なまま次の議題に移りそうになった時などに、議論の結論を質問して確認することは正確にメモを記録するための1つの選択肢になります。

ただし質問をすると会議に介入することになるので、会議の内容に明らかな不足や不備がある場合の対応です。

メモが追い付かない

メモが追い付かないときは、まず何もかもを書き留めようとする必要がないことを理解しましょう。あらゆる発言を書いていくことは、速記術でも身に着けていない限り不可能であるだけでなく、不必要で非生産的です。

メモを取る際は発言の言葉の一字一句を追うのではなく、趣旨を追うようにしましょう。特に次のような重要なポイントを軸に書きとっていきましょう。

• 決定のプロセス
• 決定事項
• 業務の割り振り

どうしてもメモがどうしても取れないという場合は録音して書き起こすか、自動で録音を文字にしてくれるサービスを使う事を検討しましょう。

会議を録音する場合

会議を録音する場合は、録音していることを上司あるいは参加者に伝えましょう。

会議が長い場合、より詳細な議事録を作成する場合、正確さを少しでも向上させたい場合、メモを取るのに自信がない場合などには、会議を録音することが選択肢になります。後で議事録を書く時に、手助けになります。

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