謝罪文｜例文や書き方の解説。手紙に、メールに使える自動作成ツールも。
このページを読めば謝罪文の例文や書き方が分かります。個人用やお客様用などパターン毎の謝罪文も紹介します。
まず謝罪文を自動で作成するツールを冒頭に用意しました。作成した謝罪文は印刷して手紙として使ったり、コピペしてメールにも使えます
謝罪文作成ツール
上のテンプレートツールに必要な項目を入力するだけで謝罪文を自動で作成します。紙に印刷して手紙に、コピペしてメールにお使いいただけます。
作成した謝罪文
社名
部署 名前
謝罪文
この度は、弊社の不注意により○○○をしまして誠に申し訳ございませんでした。
多大なご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。
二度とこのようなミスが起きない様に、再発防止に全力を挙げて取り組んで参ります。何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社 弊社名
部署 名前
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謝罪文とは
謝罪文はミスやトラブルやクレームに対する対応など、何らかの事情で相手に対して謝罪するときに書く文書です。謝罪文の大きな特徴は次の通りです。
- 謝罪する本人が、自発的に書く
- 独断で書かない
- 基本的には社外向け文書
謝罪文は、トラブルを起こした本人が自発的に書きます。ミスに関連する文書には相手から提出を求められて書くものもありますが、謝罪文は自分の反省の気持ちを相手に伝えるために自ら書きます。
ただし独断で書かずに上司(責任者、決裁権者)に承認をもらいましょう。なぜなら自社側に責任が一切ない場合など、トラブルの種類によっては安易に謝罪文を書くべきではないケースもあるからです。独断で謝罪文を書いて、勝手にお客様に送らないようにしましょう。状況に応じて上司に確認しましょう。
謝罪文は相手の印象をやわらげるのが目的です。だから必ずしもミスや不始末を起こしていなくても、不測の事態が起きてしまったり、相手の気分を害してしまった場合などにも書くことがあります。
基本的には社外に向けて書く文書で、上司に対して提出する場合は、顛末書や始末書などの文書になります。しかし上司から提出するように要請があって社内向けに謝罪文を書く企業もあります。
個人の謝罪文の例文
個人の謝罪文の例文を紹介します。
20××年○月×日
松田某様(相手の名前)
この度は、当方の不手際により間違った商品を発送してしまいまして、誠に申し訳ございません。検品に不備がありこのように違った商品をお送りしてしまったことは、ひとえに当方のミスによるものです。心よりお詫び申し上げます。
同封にて、ご注文通りの正規の商品をお送りいたしますので、どうかお受け取りお願い申し上げます。
今後同じようなことが起きない様に、注意いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
個人間の場合、一人称は当方と書きます。
お客様への謝罪文の例文
会社組織からお客様への謝罪文の例文を紹介します。
20××年○月×日
コイズミ様(相手の名前)
施工代金の誤請求につきまして(お詫び)
20××年×月×日にお渡ししました請求書の代金に一部誤りがありました。大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
正しい請求書を同封いたしましたので、ご確認お願い致します。別途かかる手数料等は差し引いております。ご多用の中、再度お振込みのお手間を取らせたことに、重ねてお詫び申し上げます。
社員一同肝に銘じて、今後このようなことがない様に細心の注意を払ってまいりますので、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
不特定多数のお客様への謝罪文の例文
次は、会社(組織)から「不特定多数のお客様」への謝罪文を書く場合の例文を挙げます。
20××年○月×日
各位
一部製品の不良につきまして(お詫び)
謹啓 この度、弊社の製品の一部に不良品が見つかりました。ご利用のお客様に、多大なるご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。
該当する製品の型番は「TB-××、TC-××」の二種です。お買い上げのお客様には、正常に動作する新しい製品を順次お送り申し上げます。。
今後、安定した製品をご提供するべく改善に取り組んでまいります。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。敬具
株式会社×× 代表取締役××
会社(組織)間の謝罪文の例文
次は、会社(組織)間で謝罪文を書く場合の例文を挙げます。
20××年○月×日
株式会社××××(相手の会社名)
代表取締役 代々木某様(担当者か代表者名)
弊社派遣社員のミスに関するお詫び
謹啓 時下益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さてこの度、20××年×月×日に弊社の派遣社員木村某が経理書類の入力ミスを起こしました。
御社の社員の皆様、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。弊社の管理不足が原因であり、弁化の余地もございません。深くお詫び申し上げます。
二度とこのようなミスが起きない様に、業務内容の周知徹底に全力を挙げて取り組んで参ります。今回の件につきましては何卒ご容赦下さいますよう、重ねてお願い申し上げます。
お客様への謝罪文
お客様への謝罪文を作成するときのポイントは次の通りです。
- 宛名に注意
- 時候の挨拶は場合によって不要
お客様の宛名に注意
お客様が個人の時と複数の時で次のように使い分けます。
- 個人のお客様：名前 + 敬称
- 複数の時：お客様各位
お客様各位という表現は、「各位」自体が「皆様」の意味を持つ敬語なので、本来文法的には二重敬語になります。しかし社会で既に一般化しているため、書面においても問題なく使うことが出来ます。
時候の挨拶は場合によって不要
お客様むけの謝罪文で、時候の挨拶は必須ではありません。
通常、時候の挨拶は必須と言えるものです。しかし個人のお客様向けのような謝罪文では、むしろ時候の挨拶を省略してお謝りの言葉から入ったほうが、反省の気持ちが伝わります。
一般的な謝罪文において、時候の挨拶が必要かどうかの判断方法は後述しています。
謝罪文の書き方
謝罪文は次のポイントをおさえながら、書いていきましょう。
- 宛名
- タイトル(標題)
- 謝罪
- 経緯や原因の説明
- 今後の対策
- 締め
それぞれの項目について詳しく解説していきます。
宛名
宛名はお客様向けと企業向けがあり、それぞれ次のようになります。
- お客様の場合は「名前(フルネーム) + 敬称」
- 企業の場合は「役職 + 名前(フルネーム) + 敬称」
基本的に宛名はフルネームに敬称をつけて書きます。取引先など企業にあてて書く場合は、担当者の役職も書きましょう。
名前がフルネームで分からないときや、漢字が分からない場合は次のように対応します。
- フルネームが分からない場合は「苗字 + 敬称」
- 漢字が分からない場合は「カタカナ + 敬称」
漢字が分からない場合は電話等で漢字の表記を確認することも可能ですが、先方の状況に応じて迷惑にならないか考えて対応します。不明のまま送る場合は、名前をカタカナ表記にするか、企業の場合は担当者様と置き換える方法もあります。
タイトル
謝罪文のタイトルには、次のような3つのパターンがあります
- 「謝罪文」や「お詫び」というタイトルにする
- タイトルは省略する
- 謝罪内容を簡潔に書く
1つ目の謝罪文のタイトルの付け方として、単純に「謝罪文」や「お詫び」とだけする方法ががあります。自分で考えなくてもいい分、手間の省けるタイトルです。
2つ目の方法は、タイトルは省略して冒頭から謝罪で始める書き方です。謝罪文の一番の目的は反省の気持ちを伝えることなので、タイトルは必須ではありません。文書の中でタイトルが省略されるのは、珍しいケースです。
3つ目の方法として、どの出来事に対する謝罪文なのか明確にするために「○○に関するお詫び」という形で、具体的にトラブル内容に触れて書くこともあります。
謝罪の導入
冒頭の導入文は、トラブルの大きさによって変わってきます。
- 重大な事案：冒頭から謝罪ではじめる
- 軽微な事案：簡単な挨拶からはじめる
大きなトラブルが起こっているときは、1行目から即謝罪の言葉を述べます。悠長に挨拶を挟んでいると、先方の怒りに火を注ぐことになりかねません。
一方で比較的トラブルが小さなものであるときは、一言簡潔に挨拶を述べてから謝罪に入っていきましょう。
経緯や原因の説明
経緯や原因は短く簡潔に(50字~100字程度。A4で2行以内程度)書きます。
あくまで謝罪が目的の文章なので、経緯や原因は必須ではありません。長々と経緯を書いても読む相手をいらだたせるだけなので、端的にまとめて書くように心がけます。
締め方
謝罪文の締め方には次のようなものがあります。
- 謝罪で締める
- 再発の防止を誓って締める
- 許しを願って締める
1つ目の方法として、すでに文中でも謝罪していますが、最後に改めて謝罪を述べることで、より印象を与えることが出来ます。
もう1つの締め方としては、二度と同じことをしないという気持ちを伝える方法です。今後も関係が続いていくお客様や取引先に、少しでも安心してもらうために有効な締め方になります。
3つ目の方法としては、「ご容赦ください」や「寛大なお心で」等の表現でお許しを請う締め方です。
謝罪文を手紙(封書)で書く
手紙での謝罪文の書き方は前項の通りですが、加えて手紙で書く時は次のようなポイントに気を付けましょう。
- 手書き、縦書きが正式：気持ちを伝える意味でも、手書きで書くのが最も良い方法です。そして縦書きするのがフォーマルです。ただし横書き、かつパソコン作成する場合もあります
- 便箋は182mm×257mm、白色：正式には左記のような便箋を選びます。罫線は縦書き、横書きに合わせましょう
- 封筒の宛名書き：手紙の場合、封筒の宛名書きにも細かいルールがあります。こちらのページで確認しましょう
謝罪文をメールで送る
謝罪文をメールで送る時のポイントは次の通りです。
- ミスによってはメールでの謝罪文は不十分
- 拝啓敬具は不要
- 作成日を書くのは不要(日時はヘッダに自動で表示されます)
ミスによってはメールでの謝罪文は不十分
メールで謝罪文を送るだけでは、あまり丁寧な対応とはいえません。ミスの種類によっては明らかに不十分な対応になります。謝罪を伝える他の対応と、丁寧な順に並べて比較してみます。
- 対面
- 手紙(封書)
- ハガキ
- メール
最も丁寧な方法は、対面での謝罪です。大きなミスがあった時などは特に、謝罪文メールはあくまで取り急ぎの対応か、他の謝罪と併せて行う補助の役割であると考えましょう。
拝啓敬具は不要
慣例的に、メールで拝啓敬具という表現は使われません。
謝罪文以外の場合ならばそれぞれ別の言葉に置き換えるのですが、謝罪文の場合は冒頭も締めも謝罪の言葉やお許しを願う言葉を書きます。
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