異動挨拶｜メールを自動作成。いつ誰に送る？返信は必要？なども解説。

作成ツールの使い方

項目を入力して作成ボタンを押すと異動挨拶を自動で作成します。作成ボタンを押すと、下のボタンも解除されて、作成した異動挨拶文をコピー、PDFファイル保存、印刷などが可能になります。

異動挨拶とは

異動挨拶は、辞令が通達され人事異動が決まった時に、社内や取引先などに報告をかねて挨拶を行う事です。

異動挨拶には、次のような項目を含めるようにします。

• いつ異動するか
• どこに異動するか
• 感謝と今後の抱負

方法にかかわらず異動挨拶をするときは、上のようなポイントを抑えて行います。忘れずに今までのお礼とこれからの決意なども述べて締めくくりましょう。

挨拶の方法

異動挨拶を口頭で行う場合は、スピーチを集会でしたり、電話で伝える、直接対面して挨拶をすることもあります。

文面で行う場合は、メールや文書(手紙)が選択肢になります。

いつ行う?

人事の辞令が通達され、正式に異動が決まった後で行います。

会社から事前に内示があるかもしれませんが、先走って異動挨拶をしないようにしましょう。あくまで正式に辞令が出た後と覚えておきましょう。

異動挨拶メール

異動挨拶メールは単なる挨拶ではなく、先方に確実に伝えないといけない必須項目が含まれます。過不足のない異動挨拶メールを作って、業務に支障をきたさないようにしましょう。

必須項目に沿って、メールで異動挨拶を送るときのポイントを確認しましょう。

• 宛先・宛名
• タイトル
• 異動日
• 異動先の部署や社名
• 後任の担当者は誰か
• 業務内容引継ぎについて
• お礼

上の項目をしっかりと含めて書いていきます。それぞれの項目の書き方を解説していきます。

宛先・宛名

異動挨拶を送らなければいけない相手は、3か所あります。

• 異動元
• 取引先
• 異動先(異動と着任の挨拶を送ります)

以上の3か所に送ります。取引先は、異動の有無と一切関係しない場合は不要です。

なお、送り先によって微妙に文章のニュアンスが異なるので、一斉送信せずに個別に書くようにしましょう。

タイトル

タイトルはシンプルに「異動のご挨拶」とします。

異動日

異動日は辞令の内容にしたがって、正確に書きましょう。1日早くても、1日遅くてもいけません。必ず正確な日にちを書きましょう。

なぜなた、異動日を正確に書いていない場合、異動後にも先方から連絡が届いてしまうことが考えられます。業務の引継ぎのミスとなり、異動先にも異動元にも迷惑が掛かってしまいます。

異動先

どの部署(関連会社など)に異動するのか、異動先を書きましょう。

先方の担当者にとって、あなたの異動先はそれほど興味がある情報ではありません。軽く触れる程度にとどめます。

ただし異動後も継続して業務でかかわりがある場合は、今後の事について触れておきましょう。

後任の担当者

後任の担当者の情報を、必ず先方につたえましょう。名前だけではなく、メールアドレス等の連絡先もあわせて伝えましょう。

後任の担当者が誰になるかは先方にとって重要な情報です。伝え忘れていると、相手側の担当者は再度問い合わせをしないといけなくなります。忘れずに必ず書くようにしましょう。

業務内容引継ぎの報告

後任の担当者に、業務の引継ぎしておいた旨を書きましょう。

先方は、担当者が変わり業務が停滞してしまうのではないかと不安に感じる可能性があります。先手を打って担当者がシームレスに業務を担当できることを伝えて、安心感をあたえるようにします。

お礼の言葉

最後に感謝を述べて、挨拶のメールを締めくくります。

異動挨拶メールへの返信

異動挨拶のメールに返信する際のポイントは、次の通りです。

• 必ず返信する
• 返信は速やかに24時間以内に
• 在任中の感謝を述べる
• 異動先での活躍への期待を述べる

返信は必ずする

返信は業務の引継ぎプロセスの1つです。必ず返信しましょう。

部署が変わり一緒に仕事をすることがなくなるとしても、双方で業務が引継がれたことを確認し合うために、返信は必要です。

返信を行わないと、送信元はメールが届いていないのではないかと不安に感じ、電話を掛けてくるかもしれません。二重に手間を掛けないためにも、返し忘れないように注意しましょう。

返信は24時間以内に

返信は24時間以内が原則です。

1つのマナーとして24時間が目安になっています。24時間を過ぎるとマナーに反する以外にもデメリットがあります。例えば再度読み直さないと返信内容を書けなくなったりして、効率も悪くなります。

読んだらすぐに返信するのが、もっとも理想的です。もしなんらかの理由があって返信が大きく遅れてしまったときは、謝罪の言葉を忘れないようにしましょう。

在任中の感謝を述べる

今までの業務上の関係について、お礼の気持ちを伝えましょう。

基本的なマナーになりますが、一言感謝の言葉があるのとないのとでは、印象が大きく変わります。

異動先での活躍への期待を述べる

異動後も活躍を望んでいるという一文を添えておきましょう。

ただし異動後も業務上でかかわりがある場合は、「これからも変わらぬご指導ご厚誼をお願い申し上げます」というような表現にします。

簡単な異動挨拶の例文

手短に簡単に異動挨拶を済ませる場合の例文を挙げます。

異動挨拶メールの一斉送信

異動挨拶のメールを送るときに、相手の人数が多い場合一斉送信することがあります。一斉送信の際は次の点に注意しましょう。

• 社内用と社外用は別々に行う
• 社外が複数にわたる場合CCではなく、BCCを使う

社内、社外の一斉送信は、別々に行う

社内用と社外用では異動挨拶の文面のニュアンスが変わってくる部分があります。例えば次の様な例です。

• 社内用の場合：自分と同じ社内の人間でも敬称を使う
• 社外用の場合：自分と同じ社内の人間に敬称を使わない

社外向けの挨拶に自分の上司に敬称をつけないのは当然ですが、社内向けのメールの場合は上司を呼び捨てするのがマナー違反になる場合があります。

他にも形式的な挨拶(益々のご発展をお祈り申し上げます、など)は基本的に社外向けにしか使いません。

社外の一斉送信は、CCではなくBCCを使う

送信相手となる社外の企業が複数社にわたる場合は特に、CCよりBCCを使う事がのぞまれます。

CCで送信してしまうと、互いに面識のないA社とB社の人々に全送信相手のメールアドレス等を知らせることになってしまいます。送信相手の情報を適切に管理する意味でも、BCCを選択しましょう。

CCとBCCの区別がよく分からないという方は、解説のページで確認してください。

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