案内状、案内文｜書き方解説。例文、テンプレートで作成も。

テンプレートツールの使い方

上のツールに項目を入力して、案内文を作成しましょう。ミーティング、勉強会、慰労会、パーティーなど様々な招待に使える文面です。作成した文章はそのまま印刷、保存、コピーが可能。封筒・封書に、メールに使うことが出来ます。

案内状・案内文とは

案内状・案内文は、相手になんらかの行事、催しの案内を伝える為の文書です。大きくわけて次の2つのタイプがあります。

• 参加を請うのが目的：ビジネスの会議、展示会、新年会、同窓会、ミーティング、イベントなど
• お知らせが目的：社屋の移転、営業時間の変更、工事のお知らせなど

相手を招待する目的で案内を送る場合は、出席の可否を返信で求めることが一般的です。一方で後者の様に、単に情報を相手に伝えるためだけのタイプもあります。

案内状・案内文の例文

例文を以下に挙げます。

案内状・案内文の書き方

案内状・案内文を書く時は、次の項目を含めましょう。

• タイトル
• 挨拶と導入文
• 書き出し(案内の内容)
• お誘いの言葉
• 出席確認の有無や方法
• 記書き
  • 日時
  • 場所とアクセス
  • 費用

それぞれの項目について、続いて解説していきます。

タイトル

タイトルは「○○○(イベント名)のご案内」と書きましょう。

イベント名は長くなりすぎないようにしましょう。具体的には、長くても20~30字以内短く簡潔にまとめるようにします。

書き出し、案内の内容

案内する内容の要約を書きます。後から記書きで詳細情報を書くので、ここでは内容を簡潔に書くようにしましょう。

• 催事の案内の例文

  来る○月○日、ささやかではありますが会社設立20周年の記念式典を開催する運びとなりました

• 情報の案内の例文

  この度、事業拡大に伴いまして、○月○日より事務所が新たな住所へ移転いたします。つきましては下記の通り…

催しの時間が何時からか、住所の番地がどこか等の細かい情報は全て後から書くので、ここでは省略します。

お誘いの言葉

案内の内容を紹介したら続いて、お誘いの言葉を書きます。よく使われる表現をいくつか紹介します。

• 標準表現：ご多忙の折から恐れ入りますが、ご参加いただければ幸いです
• 強い表現：万障お繰り合わせの上、ご臨席下さい

出席しても対価の発生しないものなので、相手に配慮しながら恐縮しつつ誘うのが一般的な表現になります。

より強いニュアンスで参加を促したい場合は、「万障お繰り合わせの上」という言葉を使います。「万障～」は「都合をつけて」という意味です。色々と用事があっても都合をつけて来てほしい、というニュアンスになります。

出席確認の有無や方法

参加・不参加の連絡が必須かどうか書いておきましょう。

予算や会場の選択などで参加人数を把握する必要があるときは、返信のお願いを書きます。返信の期日を設定する場合は、ある程度余裕を持った日にち(数週間程度)を提案するようにします。

日時

• 日時だけではなく、所要時間や終了予定時間も書く
• 日時は曜日まで書く

何時から開始するかだけではなく、何時に終わるのかを書きましょう。後ろに予定がある場合など、開始時刻だけでは参加を決めかねる事が考えられます。終了時刻を明記して、基本的には予定通りの時間で終了するように努めます。

場所とアクセス

会場が参加者にとって馴染みのない場所の場合、次のようなポイントに気を付けて書きましょう。

• 場所(会場)の住所以外の補足情報を書く：電話番号、WEBサイトなど
• アクセス情報：最寄り駅、駅からの徒歩距離、駐車場の有無など

地名や、ビル名、店名などは、近くに非常に似た名前の施設が存在している事があります。もし勘違いしてもたどり着けるように、補足情報を書いておきましょう。

また参加者が道に迷ったり、別の場所に行かない様に、アクセス情報はなるべく詳しく記入するようにしましょう。

費用

参加に費用が掛かるタイプの案内の場合は次の項目を書くようにしましょう。

• 費用は幾らか
• お釣りの有無

費用が発生する場合は、必ずいくら掛かるのか書きましょう。もし無料の場合も、不安を抱かせない様に「費用は無料」と明記します。

また、会場にレジ等がなくお釣りの用意が出来ない場合は、相手にぴったりの金額を用意するように依頼するなどの対応が必要になります。

案内状・案内文の作成ポイント

• 封書・ハガキ・メールで書く
• 封筒に入れる場合は三つ折りが基本
• 相手の日程調整を考慮して、可能な限り早めに送付
• 返信が必須の場合、返信分(切手・封書・ハガキ等)を同封する

ビジネスにおいては、案内状・案内文は社内・社外どちらでも使うことのある文書です。

封書で作成するのが正式な書き方ですが、特にビジネスの場面でもメールでやり取りする機会が増えています。返信のもらいやすさやスピード感などはメールに軍配が上がる一方で、丁寧さという意味では封書の方が上回ります。

なお、案内状を受け取った側が参加・不参加の連絡をする必要がある場合については、特に時間的な余裕をもって送るのが最低限のマナーになります。

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